Хватит болтать!

Собрания сотрудников фирм, 67% из которых не приносят никаких результатов, уступают место современным средствам планирования. Даже там, где не получается полностью избавиться от совещаний, их ограничивают по времени и составу.

Известный американский экономист Джон Кеннет Гэлбрейт говорил: «Совещания совершенно незаменимы, если вы ничего не хотите делать». Как часто менеджерам хочется просто поговорить, демонстрируют цифры опубликованного в начале января 2018 года исследования лондонской консалтинговой компании STL Microsoft Training. Исследование интересно тем, что впервые показало: засильем совещаний, которое всегда считалось проблемой корпораций, в равной степени страдают малые и средние предприятия. Авторы подсчитали, что сотрудники компаний в среднем посещают 207 совещаний в год, 67% из которых являются непродуктивными, поскольку участники не достигают поставленных перед началом совещаний целей.

ПУСТАЯ ТРАТА ВРЕМЕНИ
То, что совещания — это по большей части пустая трата времени, давно понимают и сами управленцы. Опросив 182 старших менеджера из компаний, занятых в самых разных сферах, исследователи Университета Северной Каролины выяснили: 65% опрошенных считают, что совещания отвлекают их от работы, 71% назвал их непродуктивными и неэффективными, 62% уверены, что с помощью совещаний не удается сплотить команду.
Совещания часто называют пережитком индустриальной эпохи, когда руководители предпочитали действовать директивными методами, не имели современных средств коммуникации и не слишком заботились об эффективности труда. Но это мнение ошибочно: за последние полвека собрания сотрудников стали и чаще, и длиннее, чем были, например, в 1960-е. Если полвека назад директора компаний тратили на совещания не более десяти часов в неделю, то сейчас — 23 часа. В США ежегодно проводится более 3 млрд совещаний, причем сами руководители оценивают 34% из них как пустую трату времени.
Иными словами, топ-менеджер еженедельно тратит впустую восемь часов — целый рабочий день.
Переизбыток совещаний — результат неэффективного планирования компаниями своей работы и бюрократизированности управления. Не в последнюю очередь они проводятся потому, что позволяют руководителям почувствовать свою важность. Притчей во языцех стал пример бывшей CEO Yahoo! Мариссы Майер, которая проводила до 70 совещаний в неделю и регулярно опаздывала на них, заставляя сотрудников ждать. Долгие совещания не спасли Yahoo! от поглощения со стороны Verizon Communications в мае 2017 года. Во многих других компаниях совещания — это попросту бездумная дань традиции.
Исследователи международной консалтинговой компании Bain & Company выявили, что одно из самых частых описаний целей общих собраний в электронных календарях — just because («просто потому, что»). Этот факт указывает на одну из главных бед совещаний — отсутствие должной подготовки к ним: у 63% встреч нет никакой заранее запланированной повестки. В итоге более половины времени рабочих встреч оказывается посвящено не насущным делам, а пустым разговорам — обсуждению новостей и спортивных мероприятий, пересказыванию анекдотов. И если правильному ведению переговоров посвящены десятки книг, то грамотному проведению планерок учить не принято: считается, что менеджеры и так умеют это делать.

Не тупицы, а two pizza
Разочарование в эффективности совещаний побуждает руководство многих компаний директивно ограничивать встречи и по времени, и по числу участников. Гари Вайнерчук, инвестор и консультант таких компаний, как Uber, Snapchat, Facebook, Twitter, Tumblr, советует ограничить совещания 15, а еще лучше тремя-пятью минутами: «Если у вас 30-минутное совещание, вы массу времени потратите на то, чтобы за кружкой кофе обсуждать суперкубок по американскому футболу, который прошел прошлым вечером». А если та же самая встреча ограничена 15 минутами, у всех нет времени отвлекаться на болтовню.
Исследователи Bain and Company приводят пример крупной промышленной компании, которой удалось сэкономить эквивалент 200 средних зарплат работников, сократив продолжительность совещаний с 60 до 30 минут и ограничив максимальное число участников семью. Экономия была достигнута за счет того, что сотрудники стали больше успевать, а компании не пришлось нанимать новых людей.
Ограничение числа участников совещаний — мера, к которой часто прибегают как иностранные, так и российские компании. Генеральный директор Amazon Джефф Безос применяет «правило двух пицц» (two pizza rule): участников любой встречи должно быть столько, чтобы их можно было бы угостить всего двумя пиццами, то есть менее восьми человек, по мнению Безоса. А сооснователь агрегатора предложений турфирм Kayak Пол Инглиш и вовсе убежден, что для принятия любого адекватного решения требуется не больше трех человек.
Некоторые компании стараются подойти к организации планерок с точки зрения смысла, а не времени или числа участников. Например, в Intel запрещено проводить планерки, если заранее не сформулирована четкая цель, а в Lenovo даже рядовые сотрудники имеют право остановить совещание, если участники начинают скакать с темы на тему. Кен Нортон, партнер Google Ventures, советует каждой компании раз и навсегда устранить еженедельные планерки: любые собрания должны проводиться по конкретному поводу, а не для того, чтобы беседовать с сотрудниками в стиле «что-как».
Наконец, есть и такие компании, которые пытаются изменить сам формат планерок. Например, с начала 2010-х многие известные технопредприниматели США (среди них основатель Facebook Марк Цукерберг и основатель Twitter Джек Дорси) предпочитают проводить совещания стоя или вовсе прогуливаться, как некогда философ Платон с учениками. В ногах правда есть: психологи Университета Вашингтона в Сент-Луисе выяснили, что стоячие совещания намного эффективнее обычных: когда люди стоят или ходят, они генерируют больше плодотворных идей и сильнее склонны чувствовать себя единой командой, а главное — такие встречи заканчиваются быстрее.

Безличное общение
Да и нужны ли совещания в мире мессенджеров и электронных планировщиков задач? «Совещания были необходимы в доцифровую эпоху. С развитием интернета и систем по управлению проектами практика совещаний стала обременением для современного бизнеса, ведь любое совещание отнимает самое ценное — время», — считает Александр Першиков, председатель совета директоров инвестфонда Key Group.
Современные средства коммуникации позволяют практически полностью избавиться от личных встреч.
Онлайн-сервисы и специальные программы предлагают разнообразие возможностей. Некоторые предприниматели решают проблему радикальным способом: полностью запрещают офлайн-совещания и переходят на отчетность на корпоративном портале. Там же проводятся видео- и голосовые совещания, а также обсуждения в форме онлайн-конференций и чатов. Правда, процесс привыкания к новой схеме работы занимает несколько месяцев. Но в итоге это дает куда лучшие результаты: все задачи четко сформулированы, каждый комментирует по существу. В общем конференц-зале все молча сидели с блокнотами, а теперь со своих рабочих мест сотрудники активно обсуждают вопросы. Получается, что это удобнее и сотруднику, и руководителю.
В компании «Манго Телеком» тоже стремятся переместить общение сотрудников в мессенджеры. «Текст — это принципиально другая коммуникация. Вживую люди могут выступать по 10 минут и не сказать вообще ничего. В тексте это сделать труднее, поэтому обсуждение становится более конкретным, предметным и качественным. Плюс оно почти лишено ненужных эмоций, которые часто возникают на деловых встречах», — отмечают здесь.
Компании, в которых значительная часть сотрудников работают удаленно, в каком-то смысле обречены проводить планерки онлайн. Многие из них, например, используют «доски» Trello (система онлайн-управления проектами) или аналогичные сервисы. У каждого сотрудника отдела своя «доска», где четко спланированы все задачи на день-неделю-месяц. Любой может «виртуально» зайти к коллеге и посмотреть, чем тот занят в текущую минуту. Это очень удобно для контроля и совместной работы. В каждой карточке Trello руководители расписывают пошагово ход действий с ответственными и сроками, а сотрудники просто перетягивают нужные части задачи в свои профили и приступают к работе. Все задачи и отчеты сначала собираются у руководителей отделов, потом передаются руководителям направлений, а затем генеральному директору. Задачи, новости и любая информация от руководства спускаются в обратном порядке. Здесь нет варианта по пути за кофе заскочить к коллеге и поставить ему неожиданную задачку. И нет возможности забыть или потерять свою задачу: от всего остаются электронные следы.
Есть еще один выход. Еще в 2013 году программисты Массачусетского технологического института доказали, что компьютерные алгоритмы при помощи анализа фраз, которыми обмениваются участники совещания, могут понимать, принимается в данный момент важное решение или идет обычный треп. Не исключено, что оптимальный способ прекратить бессмысленную болтовню — это доверить организацию совещаний роботам. Прототипы таких решений уже разрабатываются.
Как провести правильное
Собирайтесь для решения конкретной проблемы. Забудьте о еженедельных планерках: и раздавать задания, и собирать отчеты о их выполнении можно и без общих собраний. На совещания нужно выносить только по-настоящему важные вопросы.
У каждого совещания должен быть один «хозяин». Собирать участников должен конкретный менеджер, который формирует повестку встречи и отвечает за результаты.
Совещание не должно длиться более 30 минут. Используйте таймер: если обсуждение превысило намеченные рамки, остановите совещание.
Зовите только тех, кого нужно. Участниками встречи должны быть только те, кто причастен к конкретной проблеме. Оптимальное число участников — не более пяти.
Следуйте письменному плану. Заранее формируйте повестку собрания и не отступайте от нее, что бы ни случилось.
Не бойтесь эскалации разговора. Спокойная и доброжелательная атмосфера порой свидетельствует о том, что всем присутствующим нет никакого дела до проблемы.
Приходите без гаджетов. Смартфоны и планшеты — лучший способ сотрудника спрятаться от обсуждения, изображая деловитость.

 
По теме
Асиновский городской суд Томской области вынес приговор по уголовному делу в отношении ранее судимого 29-летнего местного жителя.
Подробности сообщили в региональном СК Екатерина Яган Фото: СУ СК России по Томской области Следователи возбудили уголовное дело после убийства мужчины в подъезде многоэтажного дома в Томске.
За неделю в Стрежевом и Александровском районе зарегистрировано 9 дорожно-транспортных происшествий.
Оперативниками отделения по контролю за оборотом наркотиков ОМВД России по Октябрьскому району города Томска пресечена деятельность двух жителей областного центра, занимавшихся сбытом наркотических средств на территории Томска.
Верхнекетский районный суд Томской области вынес приговор по уголовному делу в отношении ранее судимого 19-летнего местного жителя.
Когда водитель — вредитель - УФССП России Не являясь собственником автомобиля, водитель совершил ДТП. Однако оплачивать ущерб придется владельцу транспортного средства.
УФССП России
Дорожная обстановка 15-17 марта - ГИБДД Город Томск 15 марта около 14 часов на регулируемом перекрестке проспекта Ленина с переулком Сакко, 50-летний мужчина, управляя автомобилем «УАЗ Патриот», выполняя маневр левого поворота,
ГИБДД
Сотрудники института и члены их семей посетили городские масленичные гулянья - Томский ИПКР ФСИН России 17 марта 2024 года в рамках воспитательной работы с постоянным составом и в рамках Года семьи сотрудники Томского ИПКР ФСИН России и члены их семей посетили городские масленичные гулянья.
Томский ИПКР ФСИН России
Тайны северских улиц - ЦГБ г. Северска Модельная библиотека-филиал «Победа» рада сообщить, что в рамках программы по краеведению «Северск на блюдечке» для учащихся младших классов успешно были проведены мультимедийные беседы «Улицы родного города».
ЦГБ г. Северска